Dashboard en Tiempo Real: Controla Cada Métrica de Tu Evento en Vivo
Imagina organizar un festival de 20,000 personas sin saber cuántas personas están entrando por minuto, cuánto se está vendiendo en cada barra, o si hay algún problema de acceso formándose. Sería como pilotar un avión sin instrumentos: estás volando a ciegas.
En 2025, gestionar eventos sin datos en tiempo real es aceptar dejar dinero sobre la mesa y arriesgarse a problemas operativos que podrían evitarse. VENTRY-DASHBOARD® te da visibilidad total de cada aspecto de tu evento mientras está ocurriendo, permitiéndote tomar decisiones que marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso.
El Problema: Eventos a Ciegas
Sin un sistema de control en tiempo real, los organizadores de eventos enfrentan estos problemas constantemente:
- No sabes que hay un problema hasta que ya es tarde: Las colas se acumulan, pero te enteras cuando los asistentes empiezan a quejarse en redes sociales
- Distribución ineficiente de recursos: Una barra está saturada mientras otra está vacía, pero no tienes forma de saberlo
- Pérdida de ventas por falta de stock: Se acaba la cerveza en pleno pico de demanda y te enteras 30 minutos después
- Imposible medir ROI en vivo: No sabes si tus acciones de marketing están funcionando hasta días después del evento
La Solución: Dashboard Centralizado
VENTRY-DASHBOARD® conecta todos los sistemas de tu evento en una única interfaz:
Control de Accesos
Integración con VENTRY-TÓTEM® y ACCESS para ver:
- • Personas entrando por minuto
- • Tiempos de espera en tiempo real
- • Ocupación total del recinto
- • Alertas de aglomeraciones
Ventas Cashless
Datos de VENTRY-TPV® para monitorizar:
- • Ventas por barra en tiempo real
- • Productos más vendidos
- • Ticket medio por transacción
- • Rendimiento de upselling IA
Ticketing
Integración con VENTRY-TICKETING®:
- • Entradas vendidas vs capacidad
- • Tasa de conversión de landing
- • Ingresos totales por categoría
- • Proyecciones de asistencia
Alertas Inteligentes
Notificaciones automáticas cuando:
- • Tiempo de acceso supera umbral
- • Stock bajo de productos clave
- • Caída en ventas de una barra
- • Problemas técnicos detectados
Caso Real: Festival de Música Electrónica
Un promotor organizó un festival de 18,000 asistentes. Durante el evento, gracias al dashboard en tiempo real, pudo tomar estas decisiones críticas:
18:45 - Detecta cola formándose en entrada norte
El dashboard muestra que el tiempo de espera en la entrada norte ha subido de 2 minutos a 8 minutos en los últimos 15 minutos.
Acción tomada:
Abre un carril adicional de acceso, reduciendo tiempo de espera a 3 minutos en 10 minutos.
21:30 - Stock crítico de cerveza en Barra 3
Alerta automática: "Barra 3 tiene cerveza para solo 20 minutos más al ritmo actual de ventas"
Acción tomada:
Despacha reabastecimiento urgente. Sin el dashboard, se hubiera quedado sin cerveza en pleno pico de demanda, perdiendo €5,000+ en ventas.
23:00 - Barra 5 vendiendo 40% menos que el promedio
Dashboard revela que la Barra 5, ubicada en zona VIP, tiene ventas muy por debajo de lo esperado.
Acción tomada:
Descubre que hay un problema técnico en un TPV. Lo reemplaza inmediatamente, recuperando el ritmo de ventas normal. Ahorro estimado: €3,200 en ventas no perdidas.
Resultado Final
Gracias al dashboard y a decisiones basadas en datos en tiempo real:
- 0 quejas por colas en redes sociales (comparado con 47 quejas el año anterior)
- €8,200 en ventas adicionales que se hubieran perdido
- 4.7/5 de satisfacción promedio de asistentes (vs 3.9/5 año anterior)
Métricas Clave que Debes Monitorizar
No todas las métricas son igual de importantes. Estas son las que marcan la diferencia:
Tasa de Entrada (personas/minuto)
Te dice si hay cuellos de botella formándose. Umbral crítico: si cae por debajo de tu capacidad teórica, hay un problema.
Ventas por Hora por Barra
Identifica barras con bajo rendimiento (pueden tener problemas técnicos o de personal) y barras que necesitan reabastecimiento urgente.
Ocupación del Recinto
Fundamental para seguridad y experiencia. Saber en tiempo real cuántas personas hay dentro te permite controlar aforos legales.
Ticket Medio Actual vs Objetivo
Si tu ticket medio está por debajo del objetivo, puedes activar promociones o ajustar el upselling IA sobre la marcha.
Acceso Desde Cualquier Lugar
VENTRY-DASHBOARD® es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet:
- Desktop: Pantalla completa en el centro de control del evento con múltiples métricas visibles simultáneamente
- Tablet: Para responsables de área que se mueven por el recinto
- Móvil: Métricas clave siempre en tu bolsillo, con notificaciones push de alertas críticas
Conclusión: Datos = Decisiones = Éxito
En el mundo de los eventos, la diferencia entre un evento exitoso y uno mediocre a menudo se reduce a la velocidad de reacción. Detectar un problema 5 minutos antes puede ahorrarte miles de euros y cientos de asistentes insatisfechos.
El dashboard en tiempo real no es un lujo, es una necesidad. Es la diferencia entre gestionar tu evento de forma reactiva (apagando fuegos cuando ya es tarde) y de forma proactiva (evitando que los problemas ocurran).
Descubre VENTRY-DASHBOARD® en acción
Te mostramos una demo en vivo del dashboard con datos simulados de un evento real. Verás exactamente qué métricas rastreamos y cómo puedes usarlas para tomar mejores decisiones.
Ver Demo del Dashboard